Inhalt

Die richtige Rolle für jede Aufgabe ...

Werbegrafik von SmartDocuments FOUR zum Thema Rollen- und Berechtigungsmanagement. Im rechten Bildbereich hält eine Person die Hand über einer digitalen Darstellung einer Weltkugel mit vernetzten Benutzer-Symbolen, die globale Verbindungen und Zugriffssteuerung symbolisieren. Links steht die Überschrift »Die richtige Rolle für jede Aufgabe ...«. Im unteren Bereich wird auf das neue Rollensystem im SmartCenter hingewiesen, mit dem Funktionen und Zugriffsrechte zentral gebündelt werden können. Rechts unten befinden sich das SmartDocuments-Logo sowie der Schriftzug »FOUR - Eine Plattform. Alle Dokumente. automatisiert. zentral. smart.«. Die Gestaltung nutzt Blau- und Violetttöne und vermittelt die zentrale Verwaltung von Benutzerrollen und Berechtigungen.

Wussten Sie schon?

Mit dem neuen optimierten Rollensystem im SmartCenter bündeln Sie Funktionen und Zugriffsrechte zentral.

Je mehr Anwender:innen mit SmartDocuments arbeiten, desto wichtiger wird eine klare Berechtigungsstruktur. Nicht jede Benutzer:in benötigt dieselben Funktionen und Zugriffe und gerade bei größeren Installationen kann die individuelle Pflege einzelner Rechte schnell unübersichtlich werden.

Mit SmartDocuments FOUR steht dafür ein neues Rollensystem zur Verfügung.

Rollen bündeln Funktionen und Zugriffsrechte zu wiederverwendbaren Berechtigungspaketen. Statt Rechte für jede Benutzer:in einzeln zusammenzustellen, definieren Sie passende Rollen und weisen diese anschließend den jeweiligen Anwender:innen zu. Eine Benutzer:in kann auch mehrere Rollen erhalten. In der Benutzeransicht sehen Sie sowohl die zugewiesenen Rollen als auch die daraus resultierenden Funktionen und Zugriffe.

So bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Berechtigungen eine Anwender:in besitzt.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Funktionen und Zugriffsrechte zentral in Rollen bündeln.
  • Einheitliche Berechtigungen für Benutzer:innen mit vergleichbaren Aufgaben schaffen.
  • Benutzer:innen bei Bedarf mehrere Rollen gleichzeitig zuweisen.
  • Zugewiesene Rollen und resultierende Rechte transparent nachvollziehen.

So einfach funktioniert es

  1. Rollen zentral verwalten: Im Bereich „Autorisierung“ finden Sie den neuen Reiter „Rollen“. Dort stehen die vorhandenen Rollen zentral zur Verfügung. Über die Plus-Schaltfläche können zusätzliche Rollen angelegt werden.
  2. Funktionen und Zugriffe festlegen: Für jede Rolle definieren Sie, welche Funktionen und Zugriffsrechte enthalten sein sollen. Die Berechtigungen sind thematisch gegliedert und lassen sich gezielt zum gewünschten Berechtigungspaket zusammenstellen.
  3. Rollen zuweisen und Berechtigungen nachvollziehen: In der Benutzerverwaltung können einer Anwender:in eine oder mehrere Rollen zugewiesen werden. SmartDocuments zeigt gleichzeitig die daraus resultierenden Funktionen und Zugriffe an.

Tipp: Definieren Sie Rollen nach Aufgaben und Verantwortlichkeiten – zum Beispiel „Vorlagenredaktion“, „Workflow-Administration“ oder „Anwender:in“.

Noch Fragen?

Wir stehen Ihnen gerne mit Rat & Tat zur Seite.

Jetzt Beratungstermin vereinbaren!